„Wir sind froh, diesmal unser Stammdolmetscherteam auch bei unserer Sitzung im Ausland dabei zu haben. Es ist zwar etwas teurer, aber wir legen Wert auf gute Kommunikation.“ Dies aus dem Munde eines Unternehmensvorstands zu hören, ist eine besondere Wertschätzung unsere Arbeit.
… wie immer – nur ein bisschen mehr
Große Unternehmen verlegen ihre Sitzungen auch gerne einmal an den Sitz eines ihrer ausländischen Werke, möchten dort aber nicht auf den gewohnt guten Service ihres Dolmetscherteams inklusive Simultantechnik verzichten. Die Organisation eines solchen Einsatzes erweitert die Checkliste für die Konferenzorganisation um ein paar Punkte:
Reiseorganisation und -kosten
Aus Kostengründen ist eine zentrale Organisation der Flugbuchungen durch das Unternehmen sinnvoll. Damit können die Ankunftszeiten aller abgestimmt und Shuttledienste zwischen Flughafen, Hotel und Veranstaltungsort organisiert werden.
Simultantechnik
Für die Technik sind neben den üblichen Rahmenbedingungen zusätzlich die Stromspannung vor Ort sowie eventuell Adapter für die Stecker zu klären.
Gegebenheiten vor Ort
Vielfach gelten in anderen Ländern auch andere Standards hinsichtlich Zugangsbedingungen, Kontrollen oder Sicherheitseinweisungen. Um einen reibungslosen Ablauf der Sitzung sicherzustellen, ist es notwendig, diese Punkte im Vorfeld zu klären.
Sprache
Die Kommunikation mit den Ansprechpartnern vor Ort läuft in der Regel auf Englisch. Missverständnisse lassen sich am besten vermeiden, wenn man alle wesentlichen Dinge nicht nur mündlich, sondern auch schriftlich klärt. Bei komplizierteren Fragen empfiehlt es sich, auf die Hilfe derjenigen Dolmetscher aus dem Team, die die Landessprache sprechen, zurückzugreifen. Das schafft Vertrauen und gibt beiden Seiten Sicherheit.
Wenn die Kabinen dann aber pünktlich zur Sitzung stehen, die Technik funktioniert und alle Dolmetscher wie gewohnt vor Ort sind, haben sich Kosten, Mühe und Aufwand gelohnt … und der Kunde ist zufrieden.
Norma Keßler