Webkonferenzen mit Zoom und Simultandolmetschern

Zoom ist in aller Munde und mittlerweile wohl die am häufigsten verwendete Konferenzplattform. Sie ist nicht nur einfach zu nutzen, sondern unterscheidet sich bislang in einem wesentlichen Punkt auch von allen anderen herkömmlichen Plattformen. Zoom sieht Mehrsprachigkeit und damit mehrere Sprachkanäle vor.

Somit ist über Zoom beides möglich, die Teilnahme an einem Online-Meeting und das Hören der Verdolmetschung in der gewünschten Sprache. Teilnehmer müssen dazu lediglich den Button der gewünschten Sprache anklicken. Zweisprachige Meetings können sogar direkt über die Oberfläche von Zoom gedolmetscht werden. Bei mehreren Sprachen ist der Anschluss an Simultantechnik in einem Dolmetscher-Studio bzw. Hub notwendig.

Vorteil:
Teilnehmer sind in der Regel mit der Handhabung von Zoom vertraut. Die Nutzung der Verdolmetschung und Auswahl der gewünschten Sprache ist schnell erläutert und einfach.

Voraussetzung:
Alle Teilnehmer, die eine Verdolmetschung hören möchten, müssen den Zoom-Client herunterladen und sich darüber in das Meeting einwählen. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen von Zoom müssen vom Auftraggeber akzeptiert werden.

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Herkömmliche Konferenzplattformen – Simultandolmetschen gestreamt

Jedes Unternehmen verwendet inzwischen standardmäßig eine bestimmte Videokonferenz-Plattform (z.B. MS Teams, WebEx oder andere). Alle Mitarbeiter nutzen sie und sind damit vertraut. Somit besteht häufig der Wunsch, auch mehrsprachige Meetings mit Simultandolmetschern über die bewährten Videokonferenz-Systemen abzuhalten.

Diese herkömmlichen Plattformen gehen von „Einsprachigkeit“ aus und verfügen dementsprechend nur über einen Sprachkanal. Für simultanes Dolmetschen sind jedoch mehrere Sprachkanäle notwendig, über die gleichzeitig in unterschiedlichen Sprachen gesprochen werden kann. Daher muss eine zweite Applikation verwendet werden, über die die simultane Verdolmetschung gestreamt wird. Die Teilnehmer können dann zum Beispiel über ihr Mobiltelefon die Verdolmetschung hören, die über einen Streaming-Dienstleister, Telefon oder eine weitere zusätzliche Plattform zur Verfügung gestellt wird.

Vorteil:
Bei unternehmensinternen Sitzungen sind alle Teilnehmer mit dem Videokonferenz-System vertraut und die genutzte Plattform ist in andere Anwendungen (z.B. Kalenderfunktion, Aufgaben usw.) und die interne Kommunikation integriert.

Voraussetzung:
Den Teilnehmern muss vom Projektkoordinator der mehrsprachigen Konferenz genau erläutert werden, wie bzw. wo die Verdolmetschung gehört werden kann und wie man aktiv am Meeting teilnehmen kann. Mithilfe eines Leitfades und der Beschreibung der einzelnen Schritte können alle Teilnehmer das zunächst etwas kompliziert wirkende Settting aber meistern.

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Multilinguale Konferenzplattformen – Simultandolmetschen integriert

Für Videokonferenzen mit simultaner Verdolmetschung in mehrere Sprachen gibt es eigene Konferenzplattformen, die speziell für diesen Bedarf entwickelt wurden. In ihrer Handhabung sind sie den herkömmlichen Plattformen sehr ähnlich und bieten alle üblichen Funktionen wie File Sharing, Chat sowie unterschiedliche Rollen und Rechte.

Teilnehmer wählen sich über eine solche Plattform (z.B. Interactio oder VoiceBoxer) in eine Videokonferenz ein und können über einen eigenen Button die Sprache auswählen, in der sie der Konferenz folgen möchten.

Vorteil:
Meeting und Übersetzung finden über eine einzige, integrierte Plattform statt. Das Mikrofon eines Teilnehmers wird nach Worterteilung automatisch aktiviert, alle anderen werden entsprechend stumm geschaltet. So wird zum Beispiel eine hohe Gesprächsdisziplin sichergestellt, die für das simultane Dolmetschen äußerst wichtig ist.

Voraussetzung:
Alle Teilnehmer benötigen eine Einführung in die Nutzung der Plattform, und für den Moderator ist ein eigenes Briefing vorgesehen. Der für die mehrsprachige Konferenz zuständige Projektkoordinator muss Briefing und Einführung je nach Umfang in Zusammenarbeit mit einem Technikanbieter durchführen.

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Mehrsprachige Videokonferenzen – welche Plattform?

Online-Konferenzen sind durch COVID-19 zur Selbstverständlichkeit geworden. Alle haben inzwischen ihre bevorzugte Konferenzplattform und nutzen sie „auf Knopfdruck“. Werden bei internationalen Meetings mehrere Sprachen gesprochen und wird eine simultane Verdolmetschung gewünscht, gibt es ebenfalls eine Reihe von Möglichkeiten.

Zum einen können auch im Unternehmen standardmäßig verwendete Plattformen wie zum Beispiel MS Teams oder Webex für die Videokonferenz wie sonst auch genutzt werden. Die simultane Verdolmetschung wird in diesem Fall über eine zweite Applikation gestreamt und kann z.B. über das Smartphone abgerufen werden.

Zum anderen bieten sich aber auch multilinguale Konferenzplattformen an, die eigens für das Simultandolmetschen bei Videokonferenzen entwickelt wurden. Sie ermöglichen die Teilnahme an einer Videokonferenz und das Hören der Verdolmetschung in einer gewünschten Sprache auf einer einzigen, integrierten Plattform.

Auch Zoom ist eine geeignete Plattform für Videokonferenzen mit simultaner Verdolmetschung. Zoom ist die einzige der herkömmlichen Plattformen, die mehrere Sprachkanäle vorsieht und somit das Hören einer simultanen Übersetzung direkt auf Zoom ermöglicht.

In den vergangenen Monaten konnten wir viele Erfahrungen hinsichtlich der Organisation von Videokonferenzen mit Simultandolmetschern sammeln. In einer kleinen Reihe von Postings möchten wir einige Aspekte und Möglichkeiten genauer erläutern.

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Mehrsprachige Online-Konferenzen – der Einstieg

Für virtuelle Meetings mit Simultandolmetschern gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten. Die konkrete Lösung hängt unter anderem davon ab, welche Konferenzplattform verwendet werden soll, wie viele Sprache benötigt werden, ob viel Interaktion geplant ist, d.h. das Meeting eher dialogisch oder in Vortragsform stattfindet, und ob DSGVO-Konformität eine Rolle spielt.

Die Bandbreite reicht von kurzen Zoom-Meetings mit wenigen Teilnehmern und zwei Sprachen bis zu technisch komplexen Lösungen mit 20 Dolmetschern, 10 Sprachen, Zuschaltungen von Teilnehmern aus der ganzen Welt und eigens dafür aufgebauten Dolmetscherstudios oder Hubs.

Mehrsprachige virtuelle Konferenzen sind technisch in der Regel wesentlich umfangreicher und aufwändiger als Präsenzveranstaltungen mit simultaner Verdolmetschung. Es besteht mehr Abstimmungsbedarf zwischen Veranstalter, Technikfirma und Dolmetschern und auch die Mitwirkung der Teilnehmer ist sehr wichtig. All diese Fäden hält der Projektkoordinator in der Hand und stellt so einen erfolgreichen Verlauf virtueller Meetings sicher.

Zum Thema „Videokonferenzen mit Simultandolmetschern“ folgt eine Reihe von Postings zu unterschiedlichen Themen.

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Simultandolmetschen und Videokonferenzen – Rückschau und Ausblick

Viele 2020 angesetzte Besprechungen konnten aufgrund der pandemiebedingten Reisebeschränkungen nicht als Präsenzsitzungen stattfinden. Aber da sie aus rechtlichen Gründen trotzdem abgehalten werden mussten oder auch ein Austausch der Teilnehmerinnen und Teilnehmer unbedingt erforderlich war, wich man auf die unterschiedlichen, bereits vorhandenen Besprechungsplattformen im Internet aus. Solange alle Beteiligten eine Sprache sprechen, ist dies auch kein Problem, vorausgesetzt die Internetverbindungen sind einigermaßen stabil.

Online-Meetings simultan dolmetschen

Wird allerdings eine Verdolmetschung der Gespräche in eine oder gar mehrere Sprachen erforderlich, beginnen die Herausforderungen, denen wir uns in den vergangenen Monaten stellten. Damit eine solche mehrsprachige Videokonferenz zum Erfolg wird, sind viele Faktoren zu beachten und bedarf es einer engen Abstimmung zwischen Veranstalter und dem Projektmanager, der die Verdolmetschung organisiert. Kernelemente sind dabei:

  • Klärung der Rahmenbedingungen und der Besprechungsplattform
  • Organisation der Dolmetscher plus die entsprechende Technik
  • Information aller Teilnehmer
  • Sicherstellung der Tonqualität
  • „Onboarding“ aller Teilnehmer

Die Erfahrung hat gezeigt, wenn alle hier eng zusammenarbeiten, steht dem Erfolg eines mehrsprachigen virtuellen Meetings nichts im Wege.

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Webinar zu Forschungsergebnissen der AIIC

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Videokonferenz mit simultaner Verdolmetschung in 9 Sprachen – der virtuelle Gipfel der Partnerstädte von Mannheim

Das Projekt

  • Zoom-Konferenz
  • Bürgermeister aus 12 Städten und 10 Ländern
  • 9 Sprachen: Hebräisch, Litauisch, Chinesisch, Türkisch, Polnisch, Rumänisch, Französisch, Englisch und Deutsch
  • 36 Sprachkombinationen
  • über 100 Zuhörer aus den verschiedenen Ländern

Dolmetscher-HubLogistik und Technik

  • Simultan-, Video- und Audiotechnik
  • 400 m2 großer Konferenzraum mit 400 Mbit-Leitung
  • 16 Dolmetscherkabinen (wegen Corona und Abstandsgebot)
  • 8 m Technikaufbauten
  • große Bildschirme für Dolmetscher und Techniker
  • Techniktest mit (fast) allen aktiven Teilnehmern am Vortag

 

Der große Tag

  • Teambesprechung mit 16 Dolmetschern
  • 4 Techniker
  • Kontakt zum Moderator über Chatfunktion der Konferenz
  • 30 Minuten vor Beginn: Techniktest (Audio, Video) mit allen Rednern
  • Öffnung für Zuhörer („in 5 Sek. gehen wir live“)
  • Einspielen der Präsentationen durch die Techniker nach Regieplan (Minutentakt)

Dolmetscherkabinen Technik HubFür die Dolmetscher und Techniker 2 ½ Stunden höchster Konzentration. Nach den Schlussworten und dem Abschalten der Konferenz „Totenstille“ im Hub. Dann fällt die Anspannung. Klatschen der Techniker (ein Novum). Erleichterung und große Freude. Es hat alles bestens geklappt. Stabiles Internet, ausreichende Tonqualität von allen Rednern, Verdolmetschung aller Sprachen über Relais in alle Sprachen. Ein voller Erfolg. Das fand auch unser Kunde.
„Die Zusammenarbeit war wirklich höchst professionell und die Resonanz unserer Teilnehmer äußerst positiv. Ich danke dem Team für die kompetente Unterstützung bei der Umsetzung des virtuellen Bürgermeister*innengipfels mit Mannheims Partnerstädten.“ 

Presseerklärung der Stadt Mannheim unter https://www.mannheim.de/de/nachrichten/virtueller-gipfel-der-partnerstaedte

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Beiträge 2019 in Veröffentlichungen des BDÜ und VKD

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Weihnachtskarten der Edition Wieser & Keßler

https://twitter.com/mwWieserKessler/status/1205084598021038082

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